Jeder Unternehmer, Experte und Berater weiß, dass Zeit Geld ist.
Und ein normaler Arbeitstag hat nur acht Stunden, die Du mit Deinem Unternehmen so optimal wie möglich nutzen willst.
Doch warum verschwenden wir stattdessen täglich viele dieser Stunden, und was ist der Grund dafür?
In unserem heutigen Beitrag sprechen wir über die größten Zeitfresser, unter denen Unternehmer leiden. Entdecke, wie Du sie erkennst und abstellen kannst!
Steigen wir ein!
#1 Smartphone
Vom Telefonieren und Simsen bis hin zum Spielen und Einkaufen: Smartphones haben die Art und Weise, wie wir so ziemlich alles tun, verändert. Das bedeutet jedoch nicht, dass wir stundenlang vor dem winzigen Bildschirm kleben bleiben müssen.
Das zwanghafte Überprüfen des Smartphones…
Die meisten Menschen sind sich nicht bewusst, wie oft sie ihr Telefon in die Hand nehmen, nur um es zu checken, oder wie viel Zeit sie damit verbringen, gedankenlos durch ihren Social-Media-Feed zu scrollen.
Die ständige Beschäftigung mit dem Handy verlangsamt die Arbeitsabläufe und ist etwas, worüber Du Dir als Unternehmer bewusst sein solltest.
Wenn Du eine Arbeitsumgebung schaffst, in der Du die Nutzung von Smartphones einschränkst, schaffst Du einen effizienten und konzentrierten Arbeitsplatz.
#2 E-Mail
Die E-Mail ist immer noch das Hauptkommunikationsmittel, dass die Mehrheit aller Unternehmen nutzt.
Die nahezu universelle Verwendung von E-Mail bedeutet, dass jeder sie in gewissem Maße nutzen muss. Aber eine Überlastung mit E-Mails, die zu lange unkontrolliert bleibt, kann zu einem der größten Zeitfresser werden.
Der durchschnittliche Büroangestellte verbringt bis zu 33 % seiner Zeit mit dem Lesen und Beantworten von E-Mails.
Das ist eine wirklich erschreckende Zahl – viele von uns verbringen jede dritte Minute der Arbeitszeit damit, auf den Posteingang zu starren oder eine E-Mail zu schreiben.
Natürlich erfordert das Führen eines Unternehmens eine ständige Kommunikation zwischen Teammitgliedern, Management, Kunden und Partnern.
Aber wie wir alle wissen, ist nicht jede E-Mail wirklich Zeit und Aufmerksamkeit wert.
Arbeite mit Hilfe von To-Dos und Priorisierungen Deine wichtigsten Aufgaben ab. Reagiere nicht umgehend auf jede E-Mail, die gerade neu reinkommt.
Setze Dir lieber Zeitblöcke, in denen Du E-Mails beispielsweise nach Themenschwerpunkten bearbeitest, um nicht jedes Mal abzuschweifen und am Ende des Tages Deine Zeit produktiv zu nutzen.
#3 Social Media
Ob als Nachrichtenquelle, als Möglichkeit, mit alten Freunden in Kontakt zu bleiben oder als Plattform für den Austausch von Fotos – Social-Media-Kanäle werden heute in vielfältiger Weise genutzt.
Während viele ihrer Funktionen positiv zu bewerten sind, hat die leichte Zugänglichkeit der sozialen Medien dazu geführt, dass sie zu einem der größten Zeitfresser unserer Zeit geworden sind.
Ein guter Ansatz, um weniger Zeit auf Social Media zu verbringen, ist, Beiträge stummzuschalten und Push-Benachrichtigungen zu deaktivieren.
Halte Dir vor Augen, dass Du nichts verpasst und plane fixe Social Media Zeiten ein.
#4 Meetings
Meetings mögen auf den ersten Blick nicht als Zeitfresser erscheinen. Sie mögen als wichtige Komponenten für den Erfolg eines Unternehmens erscheinen.
Aber sie sind aus vielen Gründen ein möglicher Zeitdieb, u. a. weil sie mehrere Personen gleichzeitig einbeziehen und in der Regel eine gewisse Vorbereitungszeit erfordern.
Die Arbeitsstunden summieren sich schnell, vor allem, wenn die Besprechungen durch E-Mails ersetzt werden können oder wenn Personen teilnehmen, die nicht teilnehmen müssen.
Reduziere Meetings auf die wirklich notwendige Gesamtzahl und Dauer, um Verschwendung zu vermeiden.
Anstatt Meetings abzuschaffen, kannst Du daran arbeiten, sie so produktiv wie möglich zu gestalten. Stelle sicher, dass Du vor jeder Besprechung eine klare Agenda hast.
Hier ein paar weitere Tipps, um Meetings zu minimieren und Zeitverschwendung zu vermeiden:
- Plane kürzere Besprechungen und versuche sie unter 30 Minuten zu halten.
- Lade nur notwendige Personen ein.
- Vermeide lange Monologe. Halte Deine Beiträge und Fragen kurz und bündig. Stütze Dich nach Möglichkeit auf Fakten und Daten.
- Versende alle relevanten schriftlichen Unterlagen im Voraus und bitte die Teilnehmer, diese vor dem Meeting durchzulesen und vorbereitet zu kommen, um die Ergebnisse aus dem vorab gelesenen Material zu diskutieren.
- Konzentriere Dich auf das aktuelle Thema und vermeide Abschweifungen.
- Schreibe die wichtigsten Entscheidungen, Erkenntnisse und Maßnahmen auf und teile sie mit, damit sich alle Teilnehmer über die nächsten Schritte im Klaren sind und diese dann auch tatsächlich umsetzen können.
Warum Zeitfresser nicht immer eine schlechte Sache sind…
Möglicherweise ist Zeitverschwendung auch für Dein Unternehmen eine Herausforderung?
Du könntest versuchen, Mitarbeiter zu kontrollieren, ihre Nutzung sozialer Medien und persönlicher Geräte einschränken und sicherzustellen, dass sie so produktiv wie möglich bleiben.
Lasse Dich jedoch nicht auf ein Mikromanagement ein. Studien zeigen, dass sich Mikromanagement negativ auf die Produktivität auswirkt und auch die Arbeitsmoral senkt.
Außerdem können manche Zeitfresser auf lange Sicht sogar produktiv sein. So kann eine fünfminütige Pause in den sozialen Medien den Mitarbeitern helfen, Stress abzubauen und sich ihrer Familie und ihren Freunden näher zu fühlen.
Der richtige Ansatz besteht also darin, sich dieser potenziellen Zeitfresser bewusst zu sein und sie zu vermeiden – aber nicht um jeden Preis.
Hinterlasse mir gerne ein Kommentar: Welche Erkenntnisse hast Du gewonnen?
PS: Bitte teile diesen Artikel auf Social Media, sodass auch andere ambitionierte Menschen die Chance haben, die größten Zeitfresser zu bekämpfen…
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